How simple tools can help you with projects

Ein Plan ohne Programm ist ein Traum

Wie dir einfache Tools dabei helfen, deine Projekte umzusetzen

Wir alle schmieden Pläne, ob beruflich oder privat. Besonders aufwendige Projekte effektiv und mit Erfolg in die Realität umzusetzen, kann dagegen oft eine Herausforderung und geradezu überwältigend sein. Wir stellen ein paar Tools vor, mit denen du deine Ziele einfach planst und mit motivierenden Zwischenerfolgen in die Tat umsetzt.

Auch wenn es sich bei der Überschrift dieses Artikels um ein altes Sprichwort handelt, das noch aus Zeiten vor Smartphones und Computern stammt, so passt es doch perfekt in unsere heutige Zeit. Wir haben alle viel zu tun, ob privat, im Unternehmen oder als One-Woman-Show. Nicht selten verzettelt man sich da im wahrsten Sinne des Wortes mit händisch geschriebenen To-Do-Listen oder ist vom anfangs schier unüberschaubaren Ausmaß eines Vorhabens überwältigt. Deshalb möchten wir dir einige Apps an die Hand geben, mit denen du deine Projekte strukturieren und effektiv erledigen kannst – egal ob zu Hause oder unterwegs.

To-Do-Apps für kleinere Projekte

Wenn du ein wenig Struktur in deinen Alltag bringen oder kleinere Projekte angehen möchtest, reichen im Grunde bereits einfache Notizen-Apps, die du mit einem einfachen Trick zu ausgezeichneten Helfern machen kannst. Google bietet mit der App Keep (1) eine komplett kostenlose Variante für Android-Geräte und iPhones an, in der du deine einzelnen Aufgaben einfach in Form von Notizen einträgst. Dabei nutzt du für jede Teilaufgabe deines Gesamtprojekts eine eigene Notiz – zum Beispiel, wenn du einen Food-Blog erstellen möchtest.

»Website anmelden« wird dann zu einer Notiz und »Rezept für glutenfreies Brot« zu einer anderen. Um ein Durcheinander bei der Ansammlung von Notizen zu vermeiden, vergibst du jeder Notiz ein Label, und zwar eine »1« für die wichtigsten Aufgaben, eine »2« für die weniger wichtigen und so weiter. In der App kannst du dir dann alle mit »1« markierten Aufgaben gesammelt anzeigen lassen und sie abarbeiten, bevor du zu den weniger wichtigen wechselst. Mit dieser einfachen Methode kannst du deine Projekte ganz leicht in kleine Arbeitspakete aufteilen und sie der Wichtigkeit nach erledigen.

Vor allen Dingen hilft dir ein Notizen-Tool wie Google Keep oder auch das sehr bekannte Evernote (2), dich darauf zu fokussieren, was du noch erledigen musst, damit du dich auf die Aufgaben selbst und das Wie konzentrieren kannst. Weitere Empfehlungen für To-Do-Listen sind übrigens Any.Do (3), Wunderlist (4) oder Todoist (5), die alle kostenlos oder mit zusätzlichen Features für wenige Euro erhältlich sind. Alle aufgelisteten Apps kannst du übrigens sowohl auf dem Smartphone als auch auf Tablets und Laptops nutzen.

Projektmanagement-Apps für angehende Profis

Wenn dein Projekt größer wird, empfiehlt es sich, etwas größere Kaliber einzusetzen. Während To-Do-Listen ihren Zweck für relativ überschaubare Projekte sehr gut erfüllen, reichen sie für größere Aufgaben mit mehreren Personen oft nicht mehr aus. Eine detaillierte Zeitplanung, die Zuweisung von Aufgaben an einzelne Mitglieder des Projekts oder interne Dateiverwaltungen und Chats bieten dagegen professionelle Anwendungen wie das sehr beliebte Asana (6) an.

Das eignet sich sowohl für kleinere Teams als auch für größere Unternehmen und bietet bereits in der kostenlosen Variante eine Menge Funktionen für bis zu 15 TeilnehmerInnen. Mit Asana kannst du gleich mehrere Projekte verwalten, bestimmte Aufgaben mit Kommentaren versehen und farblich hervorheben sowie im internen Chat mit den jeweiligen Teammitgliedern sprechen. Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, dich per Mail erinnern zu lassen, wenn eine Aufgabe fällig wird oder von jemandem erledigt wurde, so dass du weiterarbeiten kannst. Beispielsweise, wenn deine Designerin das Layout für deinen Blog fertig hat und du ihn jetzt mit Leben füllen kannst.

Trello macht Projekte spielerisch

Eine ebenfalls weit verbreitete Anwendung ist Trello (7), und die ist nicht ohne Grund so oft im Einsatz. Mit Trello baust du deine Projekte nämlich einfach in übersichtlichen Spalten auf. In die erste Spalte kommen Aufgaben, die erledigt werden müssen, in die nächste Aufgaben, die bearbeitet werden, und in die dritte erledigte Jobs. Diese schiebst du spielerisch in die Spalten, wo sie hingehören, und kannst sie zudem mit Informationen und Checklisten spicken, Leuten zuweisen oder kommentieren. Natürlich kannst du noch mehr Spalten verwenden, beispielsweise für Aufgaben, die erst einmal auf Eis liegen, bis andere erledigt sind oder besprochen werden müssen. Da lässt dir Trello die Freiheit, die Reiter auf deine Projekte hin anzupassen.

Wie du siehst, ist Projektplanung auch für größere Vorhaben heute kein Hexenwerk mehr und in den meisten Fällen sogar kostenlos und zudem auf allen Geräten verfügbar. Sollte dein Traumprojekt irgendwann wachsen und mehr Funktionen benötigen, kannst du die jeweilige Software entsprechend deinen Bedürfnissen hochstufen. Und bezahlbar bleibt das Ganze dann trotzdem noch.